Minjasafn Austurlands.

SAMSTARFSSAMNINGUR UM BYGGÐASAMLAG

Sveitarstjórnir Fljótsdalshrepps, Borgarfjarðarhrepps, Fellahrepps, Norður-Héraðs og Austur-Héraðs gera með sér svofelldan

SAMNING UM MINJASAFN AUSTURLANDS

1. grein.
Sveitarstjórnir framangreindra sveitarfélaga standa að byggðasamlagi um rekstur Minjasafns Austurlands.
Starfsemi byggðasamlagsins fellur undir ákvæði VII. kafla sveitarstjórnarlaga
nr 45/1998 og nánari ákvæði í samningi þessum.

2. grein.
Aðalaðsetur Minjasafns Austurlands er í Safnahúsinu á Egilsstöðum. Heimilt er þó að verðveita muni og mannvirki annarsstaðar á safnsvæðinu, sem er Austurland norðan Lónsheiðar. Safnið er aðili að Ljósmyndasafni Austurlands. Minjasafn Austurlands er almennt byggðasafn. Hlutverk þess er:
1. Að safna, skrásetja, varðveita, forverja og rannsaka minjar um austfirska búhætti, atvinnulíf og daglegt líf, samkvæmt nánari skilgreiningu á söfnunarsviði, og veita fræðslu um þær.
2. Að efla áhuga almennings fyrir því að varðveita hvers kyns sögulegar minjar um mannlíf í Múlaþingi.
3. Að halda sýningar á munum safnsins í Safnahúsinu og utan þess, hafa stöðugt samstarf við menntastofnanir á starfssvæðinu og birta almenningi árlega skýrslu yfir starfsemi sína.
4. Að hafa samstarf við önnur hliðstæð eða skyld söfn sem starfa á starfssvæðinu eftir því sem eftir er leitað og ástæða þykir til hverju sinni.
5. Safnstjórn er heimilt að starfrækja rannsóknasvið við safnið enda hafi það ekki bein fjárhagsútgjöld af þeirri starfsemi nema með samþykki allra aðildarsveitarfélaganna.
Skrá skal alla muni er safninu berast, merkja þá, lýsa þeim og gera sem gleggsta grein fyrir sögu þeirra og uppruna. Hvorki má gefa, selja né skila munum þeim, er safnið hefur eignast, en láta má þá í skiptum fyrir aðra gripi ef stjórnin samþykkir það einróma, nema öðru vísi sé áskilið af gefanda eða seljanda. Ekki er safninu skylt að veita viðtöku munum eða öðrum minjum, sem sérstakar kvaðir fylgja.
Minjasafnið hefur að öðru leyti þau réttindi og á því hvíla þær skyldur, sem kveðið er á um í 6 - 15. gr. þjóðminjalaga nr. 88/1989.

3. grein.
Hver sveitarstjórn, sem aðild á að Minjasafni Austurlands kýs árlega a.m.k. einn fulltrúa og annan til vara á aðalfund og aðra fulltrúafundi byggðasamlagsins. Séu fulltrúar fleiri en einn skal getið um skiptingu atkvæða milli þeirra í kjörbréfi.
Um atkvæðisrétt fulltrúa á fundum byggðasamlagsins gilda eftirfarandi reglur:
a) Fulltrúi frá sveitarfélagi, sem hefur 200 íbúa eða færri fer með 1 atkvæði.
b) Hverjum 350 íbúum eða broti af þeirri tölu umfram fyrstu 200 íbúana fylgir 1 atkvæði fyrir fulltrúa viðkomandi sveitarfélags.

4. grein.
Aðalfund Minjasafns Austurlands skal halda eigi síðar en 15.nóvember ár hvert. Aukafundi skal halda þegar stjórn telur henta. Skylt er henni að kalla til aukafundar ef tveir stjórnarmenn óska þess. Til aðalfundar og aukafunda skal boða skriflega með minnst 14 daga fyrirvara og skal dagskrá fylgja fundarboði. Er fundurinn ályktunarhæfur ef meira en helmingur kjörinna fulltrúa mæta á fund, enda hafi hinir mættu yfir að ráða meira en helmingi atkvæða. Að öðru leyti gilda ákvæði sveitarstjórnarlaga nr. 45/1998 um boðun og lögmæti funda.

5. grein.
Á dagskrá aðalfundar skal vera:
1. Skýrsla stjórnar.
2. Afgreiðsla ársreiknings.
3. Afgreiðsla fjárhagsáætlunar.
4. Kjör stjórnar og varastjórnar.
6. Kjör endurskoðenda.
7. Önnur mál.

6. grein.
Aðalfundur skal árlega kjósa fimm menn í stjórn og jafnmarga til vara. Kjörgengir til stjórnarkjörs eru einn aðalfulltrúi frá hverju sveitarfélagi, sbr.3.gr. Stjórnin skiptir sjálf með sér verkum þannig: formaður, varaformaður, ritari og tveir meðstjórnendur.
Aldursforseti í kjörinni stjórn boðar til fyrsta stjórnarfundar og stjórnar honum þangað til formaður hefur verið kjörinn.
Fundargerðir skal færa skipulega í sérstaka gerðabók, þannig að þar séu skráð öll framkomin mál og hvaða afgreiðslu þau hljóta.
Fundargerðir stjórnar skulu sendar aðildarsveitarfélögum. Auk þess skal senda aðildarsveitarfélögum tillögu að fjárhagsáætlun og ársreikning í síðasta lagi fjórtán dögum fyrir aðalfund.

7. grein.
Stjórnin ræður forstöðumann safnsins að fenginni umsögn þjóðminjaráðs. Skal maður með menntun á safnasviði að öðru jöfnu ganga fyrir starfinu. Í ráðningarsamningi skal m.a. kveða á um launakjör safnvarðar, vinnutíma, orlof, lífeyri og uppsagnarfrest af hendi hvors aðila. Forstöðumaður skal annast fjárreiður og bókhald safnsins auk annarra verkefna sem stjórn eða fulltrúaráð felur honum.

8. grein.
Stjórn skal leggja fyrir aðalfund Minjasafnsins fjárhagsáætlun fyrir komandi reikningsár, sem er almanaksárið. Fjárhagsáætlun skal skipta annarsvegar í rekstraráætlun, þar sem tilgreind eru áætluð rekstrarútgjöld og rekstrartekjur og hinsvegar eignabreytingar, s.s. fjárfestingar, afborganir og lántökur. Fjárhagsáætlunin markar fjármálastjórn safnsins næsta reikningsár, og skal tekjuöflun og ráðstöfun fjármagns vera í samræmi við hana, svo sem kostur er.
Samþykki fulltrúa, sem hafa yfir að ráða 2/3 hluta atkvæða þarf til að ákvarðanir stjórnar utan gildandi fjárhagsáætlunar öðlist gildi. Um slík mál skal fjallað á tveimur fundum stjórnar með a.m.k. tveggja vikna millibili. Leita skal umsagnar stjórna aðildarsveitarfélaganna um slík mál, áður en þau eru endanlega afgreidd.

9. grein.
Á aðalfundi skal afgreiða ársreikninga Minjasafnsins fyrir liðið reikningsár, og skulu reikningarnir hafa verið endurskoðaðir af löggiltum endurskoðanda, sem kosinn skal á aðalfundi. Heimilt er að kjósa skoðunarmenn sbr. 69.-70. gr. sveitarstjórnarlaga nr. 45/1998.

10. grein.
Tekjur Minjasafns Austurlands skv. fjárhagsáætlun þess eru:
a) Sértekjur og þjónustugjöld.
b) Aðgangseyrir og sala minjagripa.
c) Árlegt framlag aðildarsveitarfélaga. Skal því skipt niður á sveitarfélög í hlutfalli við niðurstöðu sameiginlegra skatttekna á ársreikningum sveitarfélaganna, samkvæmt samræmdum reikningsskilum þeirra, árið áður en fjárhagsáætlun er samin.
Árleg framlög sveitarfélaga skulu greiðast með fjórum jöfnum afborgunum, í febrúar, maí, ágúst og nóvember, í síðasta lagi 15. dag hvers mánaðar.
Verði vanskil á greiðslu framlags, greiðast dráttarvextir af vanskilafénu í samræmi við ákvæði 32.gr. laga nr. 4/1995 um tekjustofna sveitarfélaga.

11. grein.
Sveitarfélög þau sem aðild eiga að byggðasamlaginu bera einfalda ábyrgð á fjárhagsskuldbindingum þess í sameiningu. Innbyrðis skiptist ábyrgðin í hlutfalli við fólksfjölda eins og hann var næstliðinn 1. desember. Hrein eign safnsins skiptist einnig eftir fólksfjölda í aðildarsveitarfélögunum á sama tíma.

12. grein.
Tillögur að breytingum á samningi þessum skal leggja fyrir fund í byggðasamlaginu þar sem þær skulu kynntar og afstaða tekin til þeirra og greidd um þær atkvæði. Reynist tillögurnar hafa stuðning meirihluta atkvæða ber að vísa þeim til viðkomandi sveitarstjórna. Til þess að breytingar á samningnum öðlist gildi, þurfa sveitarstjórnir sem ráða yfir 2/3 hluta atkvæða á fundum byggðasamlagsins að staðfesta þær.

13. grein.
Óski aðildarsveitarfélag eftir úrsögn úr byggðasamlaginu, skal fulltrúi þess birta tilkynningu þess efnis á aðalfundi. Gildir úrsögnin frá næstu áramótum eftir að hún hefur verið tilkynnt.
Áður innborguð framlög endurgreiðast ekki við úrsögn og skal úrsagnaraðili gera skil á framlagi sínu til þeirra áramóta sem úrsögnin tekur gildi.
Þrátt fyrir úrsögn sveitarfélags er óheimilt að afhenda þá safnmuni sem borist hafa úr viðkomandi byggðarlagi.

14. grein.
Byggðasamlag um Minjasafn Austurlands skal leggja niður ef:
a) Aðildarsveitarfélög sem hafa yfir að ráða 2/3 gildra atkvæða samþykkja slíka tillögu sem áður hefur verið rædd og samþykkt á fulltrúafundi.
b) Ef breytingar á lögum gera það nauðsynlegt.
Verði byggðasamlaginu slitið skal fundur í byggðasamlaginu kjósa þriggja manna skiptastjórn, sem gerir upp fjárhagslegar eignir þess og skuldir og slítur rekstri þess. Heimilt er skiptastjórn að auglýsa eftir kröfum á hendur byggðasamlaginu með opinberri innköllun. Eftir að kröfur hafa verið greiddar skal afgangi eigna eða eftirstöðvum skulda jafnað á viðkomandi sveitarsjóði í hlutfalli við íbúatölu eins og hún var næstliðinn 1. desember.
Við skiptalok skulu safnmunir í eigu safnsins afhentir Safnastofnun Austurlands til varðveislu eða ráðstöfunar eftir ákvörðun stjórnar S.A.L.

Samningur þessi tekur gildi frá og með 1. janúar 1999.

Framanritaður samningur var samþykktur á oddvitafundi að undangengnu samþykki fráfarandi fulltrúaráðs Minjasafnsins og allra aðildar-sveitarfélaganna.

Ákvæði til bráðabirgða:
Fráfarandi stjórn Minjasafnsins skal boða til aukafundar byggðasamlagsins í ársbyrjun 1999 til þess að kjósa stjórn skv. þessum nýja samningi.